Integritet och personuppgifter

Om tjänsten

Här beskrivs hur instantstaff.ai hanterar information. Fullständig integritetspolicy och uppgifter om tjänsteleverantören behöver kompletteras enligt avsnittet Dataskydd och avtal.

Uppgifter på arbetsplatsen

Kontot innehåller namn, e-postadress och företag. Lösenord sparas som envägshashar. Företagets medarbetare, kontakter, kunskapskällor, uppdrag, resultat och granskningsbeslut sparas i tjänstens databas.

När ett AI-uppdrag körs

I anslutet AI-läge skickas uppdragets instruktioner, medarbetarens roll, relevant kontaktinformation och ett begränsat urval ur kunskapsbanken till den AI-leverantör som Instantstaff har valt för rollen. Tjänsten stöder OpenAI, Anthropic, Google Gemini, Mistral, DeepSeek och Z.ai. Automatisk minnesutvinning använder den modell som tjänstens ägare har valt. Dokumentsökning använder OpenAI för sökvektorer. Svaret sparas i arbetsplatsen. I demoläge används simulerade resultat utan AI-anrop. Lägg endast in information företaget har rätt att behandla och dela med tjänsten.

Ansluten e-post

När du ansluter ett e-postkonto sparas anslutningsuppgifterna krypterade. Nya inkommande mejls avsändare, ämne och text sparas i arbetsplatsen och används tillsammans med medarbetarens instruktioner och ett urval ur kunskapsbanken för att ta fram svar via den AI-leverantör som tjänstens ägare har valt. Första synkroniseringen sätter en startpunkt; äldre e-post importeras inte. Bilagor bearbetas inte.

Svar kräver ditt godkännande om du inte själv aktiverar automatiska svar för kontot. Utgående svar lämnas till den anslutna e-postleverantören. När ett konto kopplas från raderas dess sparade anslutningsuppgifter; tidigare importerade mejl och svar finns kvar i arbetsplatsen.

Paket och kalender

Paketinställningar, kundärenden, offerter, bokningsförfrågningar och åtgärdshistorik sparas på arbetsplatsen. Kalenderuppgifter sparas krypterade. Tillgänglighet läses från värdens primärkalender; kundens bokningssida visar bara lediga tider. Personliga länkar har begränsad giltighetstid och kan återkallas. Kalenderinbjudan skickas till den valda kontakten först efter godkännande, om separat bokningsautomatik inte har aktiverats. Offertautomatik kräver både kontots och paketets påslag.

Dokumentintegrationer

Valda filer från Google Drive, OneDrive och Dropbox kopieras till privat lagring och indexeras för de tilldelade AI-rollerna. Relevanta textutdrag kan ingå i underlaget till AI-tjänsten. Kontonas inloggningsuppgifter lagras krypterat. Paus och ändrade rollbehörigheter stoppar användning i nya svar; frånkoppling tar bort anslutningsuppgifterna och de importerade dokumentkopiorna. Tidigare chattar och godkända resultat kan innehålla redan använda utdrag. Originalfiler i molntjänsten ändras inte.

Betalnings- och butiksintegrationer

PayPal, Stripe och Shopify kan anslutas med krypterade API-uppgifter. Tjänsten hämtar begränsade läskopior av transaktioner, order och produkter. Kortuppgifter och hemliga kvittolänkar sparas inte. Betalnings- och orderunderlag avgränsas till samma e-postkontakt och tilldelad AI-roll. Relevanta uppgifter kan skickas till den valda AI-leverantören för chatt, uppdrag och e-postutkast. Paus stoppar användningen i nya svar; frånkoppling raderar anslutningens API-uppgifter och lokala poster. Tidigare chattar och resultat kan innehålla redan använda utdrag. Dessa integrationer utför inga debiteringar, återbetalningar eller orderändringar.

Kakor och åtkomst

En sessionskaka används för inloggning och formulärskydd. Den här versionen innehåller ingen annonseringsspårning eller analyskakor. Försök till inloggning och registrering begränsas med hjälp av kortlivade poster som bygger på e-postadress och IP-adress.

Dataskydd och avtal

Ansvarig juridisk person, kontaktväg för registrerades begäranden, gallringstider, personuppgiftsbiträdesavtal, underbiträden och vald driftregion ska dokumenteras och granskas innan riktiga kunduppgifter används i produktion.

Telefonassistent

För kunder som aktiverar telefoni använder Instantstaff ett gemensamt ElevenLabs-konto med en separat agent och separat telefonkunskap per företag. Publicerat telefonunderlag skickas till ElevenLabs och kan användas i svar till alla som ringer företagets nummer. Samtalets ljud behandlas av telefonileverantören och ElevenLabs för att ge talade svar. Den nya agentkonfigurationen sparar inte ljudinspelningar. Telefonnummer, transkription och sammanfattning hämtas till kundens arbetsplats och gallras där efter 90 dagar. Agentens lagring hos ElevenLabs är inställd på 30 dagar. Borttaget telefonunderlag slutar användas när publiceringen har bekräftats; äldre frikopplade kunskapsversioner köas för borttagning. Telefonianslutningen och ändringar av nummer sköts av Instantstaffs ägare.